Każdy szef chciałby pracować mniej, jednak natłok obowiązków, które ma codziennie do wykonania jest ogromny. Najlepszym rozwiązaniem jest delegowanie zadań innym osobom. W praktyce okazuje się jednak, że jest to jedna z trudniejszych umiejętności. Szczególnie właściciele małych i średnich przedsiębiorstw mają z tym duży problem. Często wynika to z dużego poczucia odpowiedzialności za funkcjonowanie firmy i chęci trzymania ręki na pulsie na jak największej ilości działań, aby uniknąć błędów.
Dlaczego pojawiają się trudności z delegowaniem zadań?
Najczęstszym powodem, dla którego nie deleguje się zadań innym pracownikom, jest czas, który trzeba poświęcić na przyuczenie ich do wykonania konkretnego zadania. W małych firma każda przyjęta osoba ma swoją specjalizację i przydzielenie jej nowych zadań, wymaga kilku tygodni nauki. Delegowanie zadań wiąże się też z odpowiedzialnością i bardzo dużym zaufaniem do drugiej osoby. Zdarza się, że po prostu w naszym otoczeniu brakuje kompetentnej osoby, która mogłaby przejąć te obowiązki, a nie ma możliwości, aby zatrudnić pracownika na pełny etat. Jednak dzisiejszy rynek daje nowe możliwości nawiązania współpracy. Ciekawym rozwiązaniem jest współpraca z Wirtualną Asystentką.
Deleguj zadania Wirtualnej Asystentce
Wirtualna asystentka to osoba, która oferuje szeroki zakres usług i nie wymaga dodatkowego przeszkolenia. Pomoże w prowadzeniu fanpage’a na Facebooku i firmowego profilu na Instagramie. Stworzy kreatywne treści na stronę internetową i przygotuje wyjątkowe grafiki na media. To nie wszystko, pomoże Ci w odpowiadaniu na firmowe maile i będzie odpowiadała za kontakt z klientem. Być może na myśli przyszły Ci jeszcze inne zadania, które wymagają Twojego zaangażowania, a masz świadomość, że może się nimi zająć ktoś inny? Nie zastanawiaj się, tylko pytaj. Wirtualna asystentka oferuje różnego rodzaju usług i jest duże prawdopodobieństwo, że poradzi sobie także z tym zadaniem! A co najważniejsze, wiele z nich prowadzi własną działalność i rozlicza się za wykonaną pracę lub w systemie godzinowym. Możesz nawiązać z nią współpracę na 10h w miesiącu albo na 30h. Wszystko zależy od Twoich potrzeb. A może potrzebujesz pomocy tylko w konkretnym zadaniu lub projekcie? To też można ustalić na samym początku i znaleźć korzystne rozwiązanie dla obu stron.
Delegowanie zadań – jakie są korzyści?
Efektywne delegowanie zadań przyniesie bardzo dużo korzyści Twojemu biznesowi i pozwoli Ci się skupić na najważniejszych aspektach prowadzenia swojej działalności. Powierzając część swoich obowiązków innej osobie lub Wirtualnej Asystentce uwolnisz się od rutynowych zadań i zyskasz więcej czasu na istotne dla Ciebie działania i kampanie marketingowe. Dodatkowo po dłuższej współpracy pojawi się większe zaufanie do osoby, z którą współpracujesz i tym samym poziom stresu i odpowiedzialności za dane działania nie będzie spoczywał już na Twoich ramionach. Unikniesz robienia wielu rzeczy naraz, w ten sposób znajdziesz przestrzeń na efektywniejsze wykonywanie istotnych dla Ciebie obowiązków.
Możesz mieć pewność, że delegowanie zadań pozwoli Ci na:
- skupienie się na kluczowych i kreatywnych zadaniach, rozwijających Twój biznes
- uniknięcie robienia kilku rzeczy na raz i wyeliminujesz szansę na pojawienie się błędów z powodu zbyt szybkiej realizacji zadań
- zlikwidowanie kilka czynników powodujących stres (długa lista obowiązków zawsze powoduje dodatkowe i negatywne emocje)
- mniej obowiązków, a to pozwala na efektywniejsze wykonywanie swojej pracy i zwiększenie zysków w Twojej firmie
A jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą to zatrudniając Wirtualną Asystentkę zdobędziesz wsparcie i osobę, która podpowie oraz przedyskutuje z Tobą kolejne posunięcia w rozwoju biznesu
W jaki sposób delegować zadania?
Zanim jednak zdecydujesz się na oddelegowanie zadań innej osobie, podpowiem Ci, jak zrobić to poprawnie. To jak przygotujesz się do delegowania zadań, będzie miało też wpływ na jakość wykonanego zlecenia. Pokażę Ci kilka etapów:
- Określ dokładnie zadania do oddelegowań i zastanów się jaki cel chcesz dzięki temu osiągnąć. Sprawdź też ile czasu, mniej więcej, może to zająć osobie, która planuje się tym zająć. W przypadku współpracy z Wirtualną Asystentką najprawdopodobniej sama powie Ci dokładnie, ile czasu zajmą jej konkretne zadania.
- Wybór odpowiedniej osoby. Wirtualna asystentka może mieć szereg różnych kompetencji i usługi takich osób różnią się pomiędzy sobą. W zależności, na jakich dokładnie Ci zadaniach do oddelegowania Ci zależy, tak należy wybrać WA. Zanim więc podejmiesz decyzję o współpracy, poświęć kilka minut na darmową konsultację.
- Sprecyzuj, na jakich efektach zależy Ci najbardziej i jakie wykonanie danego zadania byłoby dla Ciebie najbardziej satysfakcjonujące. Podstawą w relacji z Wirtualną Asystentką jest rozmowa i pokazanie swoich potrzeb oraz wymagań.
To 3 złote zasady, które ułatwiają współpracę.
Delegowanie zadań i odpowiedzialność
Wirtualna asystentka ponosi odpowiedzialność za wykonywane zadania. Przed rozpoczęciem współpracy warto podpisać umowę, w której zawarte będą dokładne wytyczne na temat praw i obowiązków dla obu stron.
Zastanawiasz się, czy współpraca z wirtualną asystentką może być dla Ciebie? Napisz do mnie! Chętnie porozmawiam z Tobą osobiście na darmowych konsultacjach.
Zastanawiasz się dlaczego czas dla siebie jest taki ważny? Zajrzyj do tego wpisu: https://gryfna.me/jak-znalezc-czas-dla-siebie-i-dlaczego-jest-on-taki-wazny/